Prima i compiti, poi la fiduciaria
Chi cerca una fiduciaria parte spesso da nomi e prezzi. È più sensato chiarire prima i propri compiti: che cosa può e vuole fare l'azienda da sé, e dove servono competenze, routine o semplicemente un alleggerimento? Solo quando questa interfaccia è chiara le offerte diventano confrontabili.
Per molte piccole imprese il lavoro interno sensato inizia dai giustificativi correnti. Archiviare in modo ordinato e digitale fatture in entrata e in uscita ed estratti conto crea la base per una contabilità efficiente. Anche l'approvazione dei pagamenti, i solleciti e l'aggiornamento dei dati anagrafici restano spesso in casa, perché lì si trova la conoscenza di clienti e fornitori.
Non è la singola registrazione a richiedere più tempo, ma le correzioni successive.
Fare da sé o esternalizzare?
| Compito | Sensato internamente | Sensato esternamente |
|---|---|---|
| Raccogliere e archiviare digitalmente i giustificativi | Sì, in modo continuo | Solo con grandi volumi |
| Preparare e approvare i pagamenti | Sì, secondo regole chiare | Per approvazioni complesse |
| Contabilità corrente | In situazioni molto semplici | Spesso, quando manca la routine |
| Salari e assicurazioni sociali | Piuttosto raramente | Spesso, per scadenze e cambiamenti |
| Rendiconti IVA | Solo con esperienza | Spesso |
| Chiusura annuale e dichiarazione d'imposta | Raramente | Di regola |
Il supporto esterno conviene soprattutto dove un errore ha conseguenze finanziarie e non solo amministrative: salari con AVS, assicurazione contro la disoccupazione, previdenza professionale (LPP) e assicurazione infortuni, imposta alla fonte per il personale straniero, IVA, di principio obbligatoria da una cifra d'affari mondiale di CHF 100'000, e chiusura annuale. Soglie e regole possono cambiare: si faccia confermare la situazione attuale da uno specialista.
Come riconoscere una fiduciaria seria
In Svizzera il titolo di fiduciario non è protetto e, salvo in alcuni cantoni come il Ticino, non serve un'autorizzazione cantonale. È quindi tanto più importante esaminare le qualifiche.
- Formazione: per esempio attestato professionale federale di fiduciario, diploma federale di esperto fiduciario o attestato federale di specialista in finanza e contabilità.
- Adesione a un'associazione professionale come FIDUCIARI|SUISSE o EXPERTsuisse, che impongono regole deontologiche e formazione continua.
- Assicurazione di responsabilità civile professionale con copertura adeguata.
- Esperienza nel suo settore, forma giuridica e dimensione.
- Una supplenza chiara, affinché le scadenze siano rispettate anche durante vacanze o malattie.
- Competenze linguistiche se ha collaboratori o soci anglofoni, frequenti a Zugo.
La revisione è un tema a parte
Se la sua società deve far verificare i conti, occorre un ufficio di revisione abilitato dall'Autorità federale di sorveglianza dei revisori, e valgono regole d'indipendenza particolari se la stessa ditta tiene anche la contabilità. Le piccole società con al massimo dieci posti a tempo pieno in media annua possono rinunciare alla revisione limitata con il consenso di tutti i soci. Chiarisca la sua situazione caso per caso.
Impostare bene la collaborazione
Un buon rapporto fiduciario si basa su processi chiari. Concordi per iscritto chi fornisce che cosa, entro quando e in quale forma. Molte fiduciarie lavorano oggi con contabilità in cloud accessibili a entrambe le parti. Si evitano doppie registrazioni, ma occorre regolare diritti d'accesso e responsabilità.
- Definire il perimetro: contabilità corrente, salari, IVA, chiusura, imposte, consulenza.
- Fissare le scadenze: consegna mensile o trimestrale dei giustificativi, elaborazione dei salari, termini IVA.
- Chiarire software e archiviazione, inclusa la conservazione dei libri contabili per il termine legale, di regola dieci anni.
- Concordare il modello di prezzo: tariffa oraria, forfait mensile o pacchetto, e che cosa viene fatturato a parte.
- Designare un interlocutore e un supplente.
Costituzione e cambio di forma giuridica
La consulenza fiduciaria è particolarmente preziosa alla costituzione di un'azienda o nel passaggio dalla ditta individuale alla Sagl o alla SA. Forma giuridica, capitale, iscrizione nel registro di commercio, assicurazioni sociali e conseguenze fiscali sono strettamente collegati. Impostare fin dall'inizio la contabilità in base alla nuova struttura evita correzioni onerose in seguito. Per ristrutturazioni con effetti fiscali è inoltre consigliabile una consulenza fiscale specializzata.
Un accompagnamento tempestivo conviene anche in caso di successione, vendita o liquidazione. Quanto prima valutazione, conseguenze fiscali e previdenza dei titolari vengono considerate insieme, tanto più ampio resta il margine di manovra.