Warum KI Abweichungen verstärkt
Mit KI-Werkzeugen entsteht ein Entwurf für einen Fachbeitrag, einen Social-Media-Post oder eine Medienmitteilung in Minuten. Das ist ein echter Gewinn. Gleichzeitig wächst die Menge an Texten, die jemand prüfen muss, und jeder Text wird mehrfach umgeschrieben, gekürzt und für andere Kanäle angepasst. Genau dabei verschieben sich Aussagen: Eine Leistung heisst plötzlich anders, eine Zahl wird gerundet, ein vorsichtiges Versprechen wird zur Garantie.
Ein Sprachmodell kennt Ihre Positionierung nicht, solange Sie sie nicht vorgeben. Es formuliert plausibel, aber nicht verbindlich. Ohne klaren Rahmen entsteht deshalb keine Linie, sondern eine Sammlung gut klingender Varianten.
Konsistenz entsteht nicht durch mehr Kontrolle am Ende, sondern durch weniger Interpretationsspielraum am Anfang.
Was die Kommunikationspolitik festlegen muss
Eine Kommunikationspolitik muss kein dickes Handbuch sein. Für den Umgang mit KI sollte sie aber einige Punkte verbindlich regeln:
- Kernbotschaften: drei bis fünf Aussagen, die in allen Kanälen gleich bleiben.
- Begriffe: ein kurzes Glossar, damit Leistungen, Produkte und Zielgruppen überall gleich heissen.
- Tonalität: wie sachlich, persönlich oder formell das Unternehmen spricht, mit Beispielen.
- Faktenquelle: ein zentrales, aktuelles Dokument mit Zahlen, Referenzen und Zitaten, aus dem alle schöpfen.
- Freigabestufen: welche Texte ohne Prüfung publiziert werden dürfen und welche eine Freigabe brauchen.
- KI-Regeln: welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht eingegeben werden dürfen, etwa Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse.
Datenschutz mitdenken
Wer Kundendaten, interne Dokumente oder Entwürfe von Verträgen in ein KI-Werkzeug kopiert, gibt sie unter Umständen an Dritte weiter. Prüfen Sie die Bedingungen des Anbieters und die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes, im Zweifel mit einer Fachperson.
Was je Kanal gleich bleibt und was sich ändern darf
Die Website erklärt ein Thema am vollständigsten, Social Media verdichtet, die Medienarbeit ordnet für Dritte ein. Jeder Kanal hat seine Logik, aber der inhaltliche Kern darf sich nicht verschieben.
| Kanal | Ziel | Muss gleich bleiben | Darf angepasst werden |
|---|---|---|---|
| Website | Orientierung und Einordnung | Kernbotschaft, Faktenstand, Positionierung | Tiefe, Struktur, Umfang |
| Social Media | Reichweite und Verdichtung | Kernbotschaft, Tonalität, Begriffe | Länge, Einstieg, Format |
| Medienarbeit | Einordnung für Dritte | Fakten, Verantwortlichkeiten, Zitate | Aufhänger, Kontext, Anlass |
| Newsletter | Beziehung zu Bestandskunden | Angebot, Konditionen, Begriffe | Auswahl der Themen, Ansprache |
Ein zusätzlicher Grund für Konsistenz: Suchmaschinen und KI-Assistenten beschreiben Unternehmen zunehmend auf Basis öffentlich verfügbarer Texte. Widersprüchliche Angaben zu Leistungen oder Zahlen erschweren es auch diesen Systemen, ein korrektes Bild zu zeichnen.
Ein praxistauglicher Arbeitsablauf mit KI
- Briefing aus der Faktenquelle erstellen: Ziel, Kanal, Kernbotschaft, relevante Fakten.
- Vorlage verwenden: Prompts mit Glossar und Tonalitätsbeispielen, damit die KI von Anfang an im Rahmen bleibt.
- Entwurf erzeugen und für den Kanal anpassen.
- Fachlich prüfen: Stimmen Zahlen, Namen, Termine und Versprechen mit der Faktenquelle überein?
- Freigeben gemäss Stufe und publizieren.
- Die freigegebene Fassung ablegen, damit sie als Vorlage für Folgeformate dient.
Keine erfundenen Details
KI-Werkzeuge ergänzen Lücken gern mit plausiblen, aber falschen Angaben: Zahlen, Quellen, Zitate oder Kundennamen. Solche Details dürfen nur aus der eigenen Faktenquelle stammen. Alles andere wird gestrichen.
Wichtig ist die Reihenfolge: Weiterverarbeitungen sollten immer von der freigegebenen Fassung ausgehen, nicht von der letzten Kurzversion. Sonst entsteht eine Kette kleiner Abweichungen, die am Ende niemand mehr bemerkt.
Schlanke Regeln für KMU
Für kleinere Unternehmen funktioniert eine Seite mit klaren Regeln besser als ein umfangreiches Reglement. Sie sollte sich auf typische Situationen beziehen: neue Angebotsseite, aktuelle Meldung, Fachbeitrag, Antwort auf eine Medienanfrage.
- Eine Person ist für die Faktenquelle verantwortlich und hält sie aktuell.
- Aussagen zu Preisen, Wirkung, Sicherheit oder rechtlichen Fragen werden immer von einer zweiten Person geprüft.
- Medienanfragen beantwortet nur, wer dafür bestimmt ist.
- Betrifft eine Aussage mehrere Abteilungen, gilt ein einfacher Eskalationsweg.
- Einmal pro Quartal werden Website, Profile und Unterlagen auf Widersprüche geprüft.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Treuhandbüro lanciert eine neue Dienstleistung. Die Website nennt sie Lohnbuchhaltung, der LinkedIn-Post Payroll-Service, die Medienmitteilung Lohnadministration, und die KI hat im Newsletter zusätzlich eine Bearbeitungszeit versprochen, die nirgends vereinbart ist. Mit einem Glossareintrag und einer Faktenquelle, aus der alle Entwürfe schöpfen, wäre keine dieser Abweichungen entstanden.