Was Nachweisbarkeit bei einer Migration bedeutet
Eine Migration ist nachweisbar, wenn sich jede Entscheidung im Prozess später belegen lässt: woher ein Dokument stammt, wie seine Metadaten umgesetzt wurden, ob es übernommen, ausgeschlossen oder wegen eines Löschvermerks zurückgehalten wurde und was technisch auf dem Weg ins Zielsystem geschah. Eine Revision prüft nicht nur den Endzustand, sondern auch diesen Weg.
In der Schweiz ist das mehr als eine Qualitätsfrage. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach OR zehn Jahre aufzubewahren, und die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass elektronisch aufbewahrte Unterlagen unverändert und nachvollziehbar bleiben. Für Personaldaten gelten zudem die Grundsätze des Datenschutzgesetzes, etwa die Löschung nicht mehr benötigter Daten. Welche Fristen und Pflichten konkret gelten, klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle oder Rechtsberatung.
Ein erfolgreicher Import belegt nur, dass Daten angekommen sind. Ein Nachweis zeigt, warum genau diese Daten angekommen sind.
Was ein Migrationsnachweis enthalten muss
| Element | Zweck |
|---|---|
| Vollständiges Quellinventar | Referenzmenge, gegen die alles abgeglichen wird |
| Mapping-Regeln | Zeigen, wie Felder, Dokumenttypen und Formate übersetzt wurden |
| Ausschlusslisten mit Begründung | Belegen, welche Dokumente bewusst nicht übernommen wurden |
| Löschvermerke | Dokumentieren, dass zur Löschung markierte Daten nicht mitwandern |
| Verarbeitungsprotokoll | Hält Konvertierungen, Fehler und Wiederholungen je Dokument fest |
| Abgleichsreport | Summen und Einzelnachweis: Quelle gleich Übernahme plus Ausschlüsse |
| Abnahmedokument | Bestätigung der Fachverantwortlichen auf Basis des Reports |
Der Ablauf in sechs Schritten
Bewährt hat sich ein ETL-Vorgehen, also Extrahieren, Transformieren und Laden, bei dem die Protokollierung nicht am Ende angehängt wird, sondern jeden Schritt begleitet. Spezialisierte Werkzeuge wie PlanABridge der Plan A Consulting GmbH gliedern den Prozess laut Anbieter in die folgenden Stufen und schreiben jede Entscheidung in eine Migrationsdatenbank und Logdateien.
- Download: Dokumente und Metadaten aus dem Quellsystem vollständig exportieren.
- Rename: Quellinformationen strukturieren und eindeutig benennen.
- Convert: Formate in die vom Zielsystem verlangten Formate überführen.
- Mapping: Felder und Dokumenttypen den Zielstrukturen zuordnen.
- Verification: Ergebnisse, Ausschlüsse und Löschvermerke prüfen.
- Upload: ins Zielsystem laden und aufgetretene Fehler auswerten.
Vorarbeit lässt sich nicht automatisieren
Ausschlusskriterien, Umgang mit Löschvermerken und Zielstruktur müssen vor dem ersten Lauf fachlich entschieden sein. Sonst dokumentiert selbst die beste Protokollierung nur einen unklaren Prozess, und der Zeitplan verschiebt sich.
Ein Praxisbeispiel: Abgleich bis auf das letzte Dokument
Personalaktenmigration, Angaben laut Anbieter
Die Zahlen gehen exakt auf: Übernahme plus Ausschlüsse plus Löschvermerke ergeben den Quellbestand. Erst diese dokumentierte Auswahl macht die Migration prüfbar. Das Projekt zeigte zudem einen typischen Stolperstein: Nach dem Abschluss wurden über eine vergessene Schnittstelle weiterhin Dokumente ins Quellsystem importiert. Nur weil der Report den Stand zum Stichtag belegte, liess sich die Differenz sauber erklären und nachmigrieren.
Kosten, Risiken und Grenzen
Der grösste Aufwand steckt nicht im Hochladen, sondern in Voranalyse, Aufbau der Migrationsstrecke, Filterlogik und Protokollierung. Für revisionsfähige Migrationen nennt der erwähnte Anbieter eine Bandbreite von rund CHF 10'000 für Bestände bis 100'000 Dokumente bis über CHF 100'000 für grosse Vorhaben mit mehreren Millionen Dokumenten. Holen Sie für Ihr Projekt stets eine Offerte auf Basis einer Voranalyse ein.
- Unklassifizierte Altbestände und unvollständige Metadaten
- Fehlende Mapping-Informationen zu alten Dokumenttypen
- Unerwartete Dateiformate oder beschädigte Dateien
- Schnittstellen, die nach dem Stichtag weiter ins Altsystem schreiben
- Sonderfälle, die in keiner Hersteller- oder Projektdokumentation stehen
Für eine kleine, einmalige Übertragung oder Daten, die bereits im Importformat des Zielsystems vorliegen, lohnt sich eine eigene Migrationsstrecke oft nicht. Dann genügen ein sauberes Inventar, ein Abgleich per Tabelle und eine unterschriebene Abnahme.
Häufige Fragen
Warum reicht ein erfolgreicher Import nicht als Nachweis?
Welche Dokumente werden am häufigsten ausgeschlossen?
Wer nimmt die Migration ab?
Wie lange dauert eine revisionsfähige Migration?
Wie lange sollte der Migrationsnachweis aufbewahrt werden?
Wer Dokumente nur verschiebt, hat am Ende Dateien im neuen System. Wer jeden Schritt belegt, hat eine Migration, die auch in Jahren noch erklärbar ist.